部屬為什麼老是拖、拖、拖？
Cheers2004.07
你明明已經說過很多次，告訴員工該如何好好管理自己的時間，卻還是沒有什麼效果，拖延的情況不見任何的改善。原因到底出在哪裡？
管理最常犯的錯誤，便是錯把表面的行為舉止視為問題的所在。事實上，外在的行為反映的是內心深層的焦慮或是恐懼，如果沒有深入了解員工的內心，解決心理層面的問題，只是不斷的去糾正他們的行為，反而會適得其反，讓問題更為嚴重。
其實，員工永遠無法準時完成工作的問題，可能不在於不懂得如何管理時間，而是心理面的因素。
加州大學安德森（Anderson）商學院教授史蒂芬‧柏格萊斯（Steven Berglas）在最新一期的《哈佛商業評論》（Harvard Business Review）中指出，要解決時間控制總是出狀況的員工的問題，不是告訴他們如何有效率的運用時間，而是要了解他們內心的焦慮或是恐懼，設法幫助他們化解這些負面的感受，才能真正的達到效果。
柏格萊斯將工作時間造成自己與團隊干擾的人分為4大類，並且剖析他們內心的問題、進一步提出應對的建議。
1.先發制人（preemptive）。
這類型的員工非常有紀律，對時間斤斤計較。總是要求自己一定要在規定的期限之前完成工作，而且是大幅的提前完成，這樣可以讓他們覺得所有的事情都在自己的掌控當中。
他們不喜歡混亂、不確定、或是自己無法掌控的事情，但也因此缺乏彈性，更不喜歡團隊合作的方式，因為這樣有太多不確定的因素，會讓他們很沒有安全感。
他們的眼裡永遠只有自己，往往不顧其他人的感受或是團隊的需求。而且，提早完成工作的行為，也會引來同事的不滿，認為這是他們用來邀功、拍馬屁的計謀。
面對這類型的員工，最好的方式就是讓他們直接面對內心對於混亂或不確定的恐懼。你可以讓他擔任某個專案或是工作小組的領導人，學習如何為別人承擔責任、顧慮到他人的需求，如何接受不在預期範圍內、來自其他人的要求，讓他們變得更有彈性。
2.討好別人（people pleaser）。
這些人對於他人的要求常常是來者不拒，因此嚴重耽誤了自己的工作進度。這類型的員工缺乏自信，希望能夠做得更多，贏得別人的肯定、受到喜愛。然而，雖然表面上答應別人的要求，長期下來心裡卻累積了許多的不滿。
最常見的情況就是進行跨部門的專案時，這類型的員工常常不懂得拒絕來自其他部門的要求，做了太多不是自己份內的工作。
對於主管來說，必須時常注意這些人的工作情形。一旦發現上述的情形，一方面主動找其他們部門的主管釐清彼此的工作職責；一方面讓部屬知道這樣做是不必要的，他們有權可以拒絕這些不合理的要求，但不需要指責部屬。
另一方面，你也應該多多給予鼓勵或是讚美，增加他們的自信心，這樣他們也不需要藉由做得更多，來得到他人的肯定。
3.完美主義（perfectionist）。
這些人為了達成心目中完美的標準，總是一再的拖延時間，永遠也無法確切回答完成的時間。而且為了追求完美，他們無視於一切的規則或是規矩。
完美主義的人認為，必須有非常突出的表現才能成功或是被組織所接受。他們非常害怕被批評，因為他們認為這是對他們個人的否定。所以一定要做到最好，才肯出手。
你可以鼓勵他們在完成工作之前，盡量找其他的同事討論，或是隨時隨地做進度報告，請主管或是其他人給予一些改進的建議。
這樣做有兩個目的：一方面透過頻繁的討論，讓他們學會接受別人的意見，避免產生採取抗拒的心理。另一方面，也可以讓他及早做出調整，以免等到最後完成時，結果發現不符合你所要求的，反而挫折感更大。
4.慣性拖延（procrastinator）。
這是最常見的時間運用不當的類型。這些人總是習慣拖到最後一刻，才熬夜加班趕進度。
慣性拖延的人與完美主義者有一個共同點，對於自己拖延的行為一點也不覺得有錯，他們可是有理由的，只是理由各有不同。完美主義者是為了讓工作做到最好，達到自己心目中的完美標準。但是慣性拖延的人是因為害怕自己無法達到所要求的標準，害怕因此受到責罵，所以一拖再拖。
面對慣性拖延的人，最好的方式就是消除他們擔心做不好的恐懼。主管應事先溝通準時完成工作的重要性，並提醒他們哪些地方因為時間的關係而無法做到最好，可以事後再調整，這樣的做法可以減輕他們的心理負擔。
時間運用不當，其實只是表面的徵狀，而非真正的問題所在。事實上，在面對員工的任何問題時，都不應只看外在的行為，而是深入了解心理層面的因素，才能對症下藥，解決問題。
